Почему документация является неотъемлемой частью выполнения IT проектов, и какие виды документации существуют 

Без документации не обойтись на всех этапах разработки и внедрения IT–проектов. От создания концепции до введения системы в эксплуатацию. Она позволяет структурировать работу команды и не откланяться от сформированного плана работ.

На онлайн-тренинге “Документация на IT–проектах” Елизавета Левицкая, (Функциональный архитектор | РП | РПП), рассказывает, какие типы документов рождаются на каждом из этапов жизненного цикла проектов, и что должны содержать эти документы. В статье сделали выжимки из этого тренинга.

 

Что такое проектная документация и какие она выполняет функции 

Любая разработка начинается с идеи. Чтобы что-то создать, сначала это нужно представить в виде текста или графически. Процесс описания идеи от момента ее возникновения до выпуска релиза возможен с помощью проектной документации.

Проектная документация представляет собой набор документов, которые описывают все аспекты проекта: его цели, задачи, планы и требования. Эти документы нужны для того, чтобы проект был выполнен качественно и в срок.

Документация на IT–проектах выполняет ряд важных функций:

– помогает определить цель и задачи проекта, а также способы их достижения. Она дает ясное представление о том, что должно быть достигнуто в результате работы над проектом.

– является эффективным средством коммуникации между участниками проекта: разработчиками, тестировщиками, заказчиком и другими заинтересованными сторонами, т.к. наглядно показывает  все аспекты проекта;

– определяет последовательность выполнения работ, сроки и ответственных лиц за каждый этап. Это позволяет лучше организовать работу команды и обеспечить ее эффективное выполнение;

– позволяет оперативно проводить расчеты затрат и управлять ими в ходе выполнения проекта, т.к. содержит информацию о ресурсах, необходимых для реализации проекта – людях, материалах, бюджете и технических средствах;

– является гарантией прозрачности и контроля за выполнением работ;

– позволяет проводить аудит и анализ результатов работы.

 

От каких целей зависит формирование документации

Формирование проектной документации нужно, прежде всего, для снижения рисков Заказчика и Исполнителя.

Цели формирования проектной документации:

– избежать споров с заказчиком, связанных с неоднозначным пониманием;

– сократить риск “забытых требований”;

– снизить риски возникновения гарантийных обязательств;

– ввести в курс дела новых сотрудников;

– ускорить и упростить принятие управленческих решений по ведению проекта;

– в любой момент иметь возможность комплексно оценить ход проекта: что из процессов эффективно, что нужно улучшить или совсем убрать.

 

Основные виды документации на IT–проектах

Основные виды документации на IT–проектах играют важную роль в успешной реализации проекта. В каждой компании имеются свои шаблоны этих документов. И они часто далеки от совершенства. Что подчас приводит к недопониманию и даже конфликтам между заказчиком и подрядчиком.

Если вы хотите избежать споров с заказчиком, связанных с неоднозначным пониманием, сократить риски “забытых требований” и риски возникновения гарантийных обязательств, в ваших интересах сформировать по проекту наиболее полный пакет документов.

 

 

В этот пакет документов обязательно должны входить:

Техническое задание (ТЗ). ТЗ содержит описание требований к проекту, его функциональности, архитектуры и прочих технических аспектов. Оно служит основой для всего последующего процесса разработки.

План проекта. Он определяет цели, задачи, сроки и ресурсы, необходимые для успешной реализации проекта. План проекта помогает управлять работой команды, распределять задачи и контролировать выполнение работ.

Документация по программному обеспечению. Это может быть спецификация функциональности системы или подробное описание алгоритмов работы программного продукта. Данная документация помогает разработчикам лучше понять требования к системе и реализовать их на практике.

Документация по тестированию. Это может быть план тестирования, описание сценариев тестирования, результаты проведенных тестов и прочее. Документация по тестированию помогает обнаружить и исправить ошибки в программном продукте до его выпуска.

У каждого проектного документа должна быть структура: заголовок, название проекта, автор, история изменений, кто подписал документ и краткое введение, в котором описывается цель создания каждого документа.

Научиться грамотно оформлять проектные документы можно на онлайн-тренинге “Документация на IT–проектах” CORS Academy.

Тренинг создан на основе прошедшего вебинара-практикума, в котором приняли участие более 100 человек.

 

Чем будет полезен онлайн-тренинг “Документация на IT–проектах” 

За 4 часа онлайн-тренинга вы пройдетесь по всем этапам проекта и рассмотрите, какие типы документов рождаются на каждом из этапов жизненного цикла проектов, от устава до плана подготовки системы к опытно-промышленной эксплуатации; что должны содержать эти документы, и как эффективно их использовать в проектах.

Со спикером онлайн-тренинга Левицкой Елизаветой вы подробно разберете:

– как правильно использовать документы на каждом из этапов проекта и какие взаимосвязи влияют на содержание документа;

– как обезопасить себя от дополнительных требований Заказчика и внеплановых доработок за счет документирования;

– как отчеты по проекту могут помочь избежать недопониманий и расхождений в ожиданиях с Заказчиком;

– как ничего не упустить при подготовке к запуску проекта в опытную эксплуатацию.

На тренинге, приобретя тариф «Профессиональный», бонусом вы получите шаблоны, которые используют эксперты в своей работе.

У спикера вебинара большой опыт эффективного руководства проектами внедрения ПО на крупных предприятиях с 2013 г. На примерах из собственной практики Елизавета расскажет, как грамотное оформление документации не раз помогло избежать конфликта с заказчиками и успешно реализовать проект.

 

Рекомендации по эффективному использованию документации на IT–проектах

Документация является важной составляющей любого IT–проекта. Она помогает командам разработчиков и менеджерам понять, как работает проект, какие функции он выполняет и каким образом они должны быть реализованы. Однако, часто документация становится излишне громоздкой и нечитаемой, что затрудняет ее использование.

Для эффективного использования документации на IT–проектах следует придерживаться нескольких рекомендаций:

1. Структурируйте документацию. Разделите документацию на логические блоки и подразделы. Это облегчит навигацию по ней. Для создания четкой структуры документации используйте заголовки, списки и другие элементы форматирования, чтобы документ можно было легко просмотреть и быстро найти необходимое.
2. Пишите просто и понятно. В каких бы программах вы ни оформляли документацию по проекту, объясняйте все простым языком, без сокращений и запутанных фраз.
3. Поддерживайте актуальность. Обновляйте документацию по мере изменения проекта. Устаревшая информация приведет к ошибкам и неправильным решениям. Чтобы отслеживать изменения,  указывайте версии документации.
4. Используйте диаграммы и схемы. Это может значительно упростить понимание проекта Заказчику и команде. Визуальная информация всегда воспринимается легче и лучше запоминается.

 

Подведем итоги 

• Документация – набор документов, которые описывают все аспекты проекта: его цели, задачи, планы и требования.
• Она помогает представить и оценить весь объем работы по проекту.
• Документация нужна, прежде всего, для снижения рисков Заказчика и Исполнителя.
• Чтобы документация была эффективной, ее надо оформлять просто и понятно, вовремя актуализировать и в целом развивать культуру документирования в своей команде.
• Получить готовые шаблоны документов и научиться эффективно вести документацию проекта можно на онлайн-тренинге “Документация на IT–проектах” CORS Academy.