Оптимизация бизнес-процессов требуется практически каждой компании, вне зависимости от масштабов деятельности. Особая необходимость оптимизации ощущается в условиях снижения прибыли, уменьшения количества клиентов, а также в случае поиска дополнительных источников для роста и развития компании.
Что такое оптимизация бизнес-процессов?
Под оптимизацией бизнес-процессов традиционно понимается изменение процессов компании с целью повышения эффективности деятельности и сокращения затрат компании.
Оптимизация может происходить как на уровне целого предприятия, так и на уровне отдельных направлений или подразделений.
В каких случаях необходима оптимизация бизнес-процессов?
Оптимизация бизнес-процессов требуется в следующих ситуациях:
– в условиях появившейся медлительности при принятии и реализации управленческих решений;
– неудовлетворительности качества продукции или услуг и, как следствие, появления недовольных клиентов;
– несоответствия уровня производительности численности штата/выплачиваемой зарплате;
– отсутствия четкой координации деятельности отделов;
– как одно из самых эффективных средств антикризисного управления.
Уровни оптимизации бизнес-процессов
Изменения бизнес-процессов в компании могут происходить на разных уровнях:
– на уровне отдельных частей бизнес-процесса (оптимизация учетной системы и т.д.);
– на уровне целого бизнес-процесса;
– на уровне целого предприятия.
Оптимизация на всем предприятии требуется, обычно, в случае кризисного состояния, или, когда компания создает долгосрочную стратегию по развитию. В других случаях оптимизацию лучше всего разбить на этапы.
Как происходит оптимизация бизнес-процессов?
Наиболее часто процесс оптимизации бизнес-процессов происходит примерно так:
1. На первом этапе сотрудники организации или внешние специалисты проводят анализ бизнес-процессов. В результате составляется примерная схема работы бизнеса на текущий момент “как есть”.
2. Этап моделирования бизнес-процессов.
2. Далее проектная группа разрабатывает стратегию оптимизации бизнес-процессов.
3. На третьем этапе новые практики адаптируются к действующему бизнесу. Проводится тестирование новых бизнес-процессов.
4. На четвертом этапе компания дорабатывает структуру бизнес-процесса и внедряет его.
Что необходимо для успешной оптимизации бизнес-процессов?
Для успешной оптимизации бизнес-процессов необходимо:
1. Прежде чем начинать разработку технического задания по оптимизации, нужно просчитать экономический эффект от внедрения;
2. Руководство компании должно назначить лиц, ответственных за оптимизацию.
3. Определить мотивацию для сотрудников.
4. Обозначить сроки выполнения задач по оптимизации бизнес-процессов.
5. После внедрения обязательно провести мониторинг эффективности внедрения нового бизнес-процесса.
Принципы оптимизации
- Оптимизация должна строиться на предварительно проведенном моделировании бизнес-процессов.
- При проведении оптимизации нужно учитывать взаимосвязь всех процессов в компании. Иначе при оптимизации одних бизнес-процессов можно получить «проседание» в других.
- Сопротивление коллектива нововведениям вполне понятно и распространено повсеместно. Страх перед возможным увеличением нагрузки или, наоборот, перед потерей работы нужно снижать за счет объяснения причин и последствий оптимизации коллективу.
Основные методы улучшения бизнес-процессов
В зависимости от характера выявленных проблем конкретного бизнеса может применяться индивидуально разработанный комплекс методик:
- исключение отдельных этапов бизнес-процесса, устранение помех;
- упрощение отдельных процессов;
- стандартизация программного обеспечения, технологий;
- сокращение дополнительных расходов, времени технологических операций и, как следствие, ускорение выполнения работ;
- изменение применяемых технологий, материалов, системы контроля качества продукта;
- повышение уровня взаимодействия в коллективе, скоординированности действий организационных единиц: отделов, сотрудников;
- выделение и добавление необходимых элементов: процессов, инструментов, документов.
Способы оптимизации бизнес-процессов
Основные приёмы оптимизации бизнес-процессов давно применяются на предприятиях самого разного масштаба.
- Исключение всех ненужных этапов бизнес-процесса или слияние операций. Предшествующее оптимизации моделирование бизнес-процессов наверняка выявит узлы, которые дублируют друг друга или такие, которые можно объединить в один этап без ущерба для конечного результата.
- Изменение последовательностей. Иногда, чтобы улучшить процесс, необходимо просто расставить приоритеты. Выяснить, какие этапы являются ключевыми и нужно ли перенести эти этапы в начало процесса? Простая перестройка последовательности действий и этапов может принести компании существенную экономию.
- Вывод отдельных операций за границы процесса или передача всех видов непрофильной для компании деятельности на аутсорсинг. В этом случае экономится время своих сотрудников, при этом качество процесса только выиграет, т.к. все операции будут выполняться профессионалами.
- Автоматизация. С помощью современного ПО можно автоматизировать практически любой бизнес-процесс, освободив, тем самым, сотрудников от выполнения рутинных действий и исключив “человеческий фактор” (усталость, отсутствие внимания в конце рабочего дня, замена сотрудника, ушедшего на больничный и т.д.).
Типичные ошибки при оптимизации бизнес-процессов
Одна из наиболее часто встречающихся ошибок в оптимизации бизнес-процессов в компании — неумение выделить объективно важные задачи. Каждое изменение в процессах, протекающих в организации, должно быть основано на изучении и анализе текущей ситуации. Без предварительно грамотно построенной модели бизнес-процесса оптимизировать этот процесс невозможно.
Именно модель бизнес-процесса является фундаментом для последующей оптимизации.
Отсутствие бизнес-модели или слабое моделирование приводят к другому недочёту внедрения изменений — интуитивной реорганизации процессов, буквально “на глаз”.
Запишитесь на курс “Моделирование и оптимизация бизнес-процессов” от CORSAcademyhttps://cors.su/kurs-modelirovanie-i-optimizatsiya-biznes-protsessov/, чтобы научиться без ошибок моделировать и оптимизировать бизнес-процессы в одной из самых распространенных нотаций BPMN 2.0 с использованием отечественного софта Business Studio.
Вы увидите, как создаётся модель в Business Studio поэтапно, научитесь создавать подобные модели сами Вы познакомитесь с инструментом глубокого анализа и поиска решений глобальных, структурных способов оптимизации бизнес-процессов – с имитационным моделированием, разберете типичные ошибки.
В результате обучения на курсе Вы сможете моделировать бизнес-процессы любой сложности. Далее всё будут решать только Ваша личная практика и нарабатываемый опыт.
В чем уникальность курса “Моделирование и оптимизация бизнес-процессов”?
Курс содержит тщательно разработанное сочетание обучения общей логике описания бизнес-процессов с обучением нотации BPMN 2.0.
При этом помимо теоретических знаний о процессах моделирования и оптимизации бизнес-процессов Вы будете закреплять свои знания с помощью практического анализа конкретных примеров и ошибок, создания своей личной сквозной учебной модели, прохождения тестов и выполнения домашних заданий. Домашние задания составлены таким образом, что не подразумевают единого алгоритма выполнения, это значит, что Вы сможете применить именно Ваше видение процесса.
Курс “Моделирование и оптимизация бизнес-процессов” идеально подходит для аналитиков, методологов, бизнес-архитекторов, архитекторов и разработчиков программных продуктов, руководителей проектов и других специалистов, чья деятельность связана с контролем, анализом, оптимизацией и реинжинирингом бизнес-процессов, вне зависимости от того, внедрением каких программных продуктов для оптимизации бизнес-процессов Вы занимаетесь.
Автор курса Дмитрий Чертов – это преподаватель с богатым опытом работы, но, что важнее всего, у него и большой стаж реальной работы в сфере управления финансами и IT-консалтинге.
Дмитрий записал мастер-класс для курса аналитика 1С и курс “Основы бюджетирования”. Все ученики CORS Academy отмечают понятность и логичность изложения материала Дмитрием.
Отправляйте заявки на обучение и сможете научиться грамотно моделировать бизнес-процессы.
